En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, PETROGREASE S.A.S. adopta esta Política de Tratamiento de Datos Personales para garantizar el adecuado manejo de la información recolectada y el ejercicio del derecho de hábeas data de sus titulares.
Todas las actuaciones bajo esta política se rigen por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Aplica a los titulares cuya información haya sido recolectada o se obtenga en el ejercicio de relaciones contractuales, comerciales o laborales —permanentes u ocasionales— con PETROGREASE S.A.S. Sitio web: https://petrogrease.com.co.
Contenido
- Capítulo I — Disposiciones generales
- Capítulo II — Tratamiento de los datos personales
- Capítulo III — Derechos y deberes
- Capítulo IV — Disposiciones finales
Capítulo I — Disposiciones generales
1.1 Identificación del responsable
PETROGREASE S.A.S.
1.2 Definiciones
Para la comprensión de esta política se entienden:
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o asociable a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: aquel que no sea semiprivado, privado o sensible.
- Datos sensibles: afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Dato semiprivado: no es íntimo, reservado ni público; su conocimiento puede interesar al titular y a un sector o a la sociedad.
- Dato privado: por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
- Encargado del Tratamiento: quien realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
- Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento.
- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales.
- Transferencia: envío de datos a otro Responsable dentro o fuera del país.
- Transmisión: comunicación de datos para que un Encargado trate por cuenta del Responsable.
1.3 Principios aplicables
- Legalidad: el Tratamiento se sujeta a la normatividad vigente.
- Finalidad: obedece a una finalidad legítima, informada al titular.
- Libertad: requiere consentimiento previo, expreso e informado, salvo mandato legal o judicial.
- Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: el titular puede conocer la existencia de datos que le conciernen.
- Acceso y circulación restringida: solo personas autorizadas, dentro de los límites legales.
- Seguridad: medidas técnicas, humanas y administrativas contra adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: reserva de la información no pública, incluso tras finalizar la relación.
1.4 Objetivo y alcance
Establecer los criterios de Tratamiento de la información personal en bases de datos, archivos físicos y digitales de PETROGREASE S.A.S., requisitos de consultas y reclamos, finalidades, medidas de seguridad y demás aspectos de protección.
1.5 Destinatarios
Esta política está dirigida a empleados, clientes y proveedores.
Capítulo II — Tratamiento de los datos personales
2.1 Tipos de bases de datos
- Clientes: personas naturales y jurídicas con relación comercial con PETROGREASE S.A.S.
- Empleados: gestión de nómina, seguridad y salud en el trabajo, y administración de personal.
- Proveedores: gestión de proveedores y contratistas.
2.2 Recolección
La información se obtiene de forma directa del titular, en actividades relacionadas con el objeto social y las obligaciones como empleador. Los instrumentos de recolección cumplen los requisitos legales en materia de protección de datos.
2.3 Almacenamiento
Los datos se almacenan en servidores propios, con medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas, e incluyen controles de acceso.
2.4 Usos y finalidades
- Gestión de nómina: pagos, incapacidades, incrementos, cruces y descuentos.
- Formación de personal: capacitaciones internas o externas.
- Prestaciones sociales: afiliación a seguridad social, cajas de compensación y pensión.
- Promoción y selección de personal: vinculación según perfiles y necesidades.
- Becas y ayudas: auxilios de matrícula para empleados estudiantes.
- Prevención de riesgos laborales: prevención de incidentes, accidentes y enfermedades laborales.
- Gestión de personal: personal vigente/inactivo e información exógena.
- Gestión de clientes: información comercial, financiera o crediticia cuando aplique.
- Gestión de PQRS: solicitudes, quejas y reclamos.
- Publicidad y prospección comercial: ofertas, encuestas, mercadeo y mejora del servicio.
- Gestión de proveedores y contratistas: vinculación, recepción y pago de facturas.
- Comunicaciones: cambios de proceso o políticas aplicables a proveedores.
- Actualización de datos: campañas de actualización y cambios en el tratamiento.
2.5 Circulación
PETROGREASE S.A.S. puede compartir datos con proveedores contratados para visitas domiciliarias, estudios de antecedentes, verificación de títulos y referencias laborales, y pruebas de polígrafo, cuando corresponda.
2.6 Conservación y supresión
Los datos se conservan mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
2.7 Datos sensibles
PETROGREASE S.A.S. podrá tratar datos sensibles cuando:
- El Titular otorgue autorización explícita, salvo excepción legal.
- Sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre incapacitado física o jurídicamente.
- Sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- Tengan finalidad histórica, estadística o científica, con medidas de disociación de identidad.
2.8 Autorización y aviso de privacidad
Se solicita autorización libre, previa, expresa e informada, con mecanismos que permitan verificar su otorgamiento. Cuando no sea posible poner a disposición esta política completa, se informará mediante aviso de privacidad la existencia de la política, cómo acceder a ella, las finalidades y los canales para ejercer derechos.
Capítulo III — Derechos y deberes
3.1 Derechos del titular
El titular puede solicitar acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos, así como revocar la autorización otorgada para el Tratamiento, cuando no exista deber legal de conservarlos.
- Actualización de datos incompletos o fraccionados.
- Rectificación de datos errados, parciales o que induzcan a error.
- Supresión de las bases de datos, sin perjuicio de obligaciones legales de conservación.
- Revocación de la autorización, cuando no genere incumplimiento de otras obligaciones legales.
3.2 Deberes del titular
El Titular debe proveer información veraz, exacta y actualizada. PETROGREASE S.A.S. no responde por inexactitudes derivadas de datos suministrados por el Titular.
3.3 Obligaciones de PETROGREASE S.A.S. como responsable
- Garantizar el ejercicio efectivo del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la autorización del titular.
- Informar la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
- Conservar la información con medidas de seguridad adecuadas.
- Tramitar consultas y reclamos en los términos de esta política.
- Actualizar, rectificar o suprimir datos oportunamente.
- Informar al Titular, a su solicitud, el uso dado a sus datos.
- Reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio violaciones de seguridad relevantes.
- Cumplir instrucciones de la autoridad de protección de datos.
- Mantener actualizada la información y registrar leyendas de «reclamo en trámite» o «información en discusión judicial» cuando aplique.
- Suministrar a Encargados solo datos autorizados y exigir respeto a seguridad y privacidad.
3.4 Consultas
El titular puede solicitar acceso a su información. La consulta se atenderá en máximo diez (10) días hábiles desde el recibo. Si no es posible en ese plazo, se informarán los motivos y se responderá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3.5 Reclamos
El reclamo se atenderá en máximo quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo. Si no es posible, se informarán motivos y se responderá dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes. Si el reclamo está incompleto, se requerirá complemento en cinco (5) días hábiles; transcurridos dos (2) meses sin respuesta del titular, se entenderá desistido. Si PETROGREASE S.A.S. no es competente, trasladará en máximo dos (2) días hábiles e informará al titular.
3.6 Quiénes pueden presentar consulta o reclamo
- Empleados, contratistas, proveedores y colaboradores con relación con PETROGREASE S.A.S.
- Clientes.
- Visitantes.
- Terceros autorizados por el Titular o por la ley.
- Cualquier titular cuyos datos reposen en las bases de PETROGREASE S.A.S.
3.7 Información a acreditar
- Nombres y apellidos
- Tipo y número de identificación
- Dirección
- Teléfono de contacto
- Correo electrónico
- Información necesaria para tramitar la solicitud
En reclamos, adjuntar soportes. Si el titular es menor de edad, la solicitud se realiza con el adulto responsable.
3.8 Canales habilitados
Estos son los canales habilitados para consultas y reclamos de hábeas data.
3.9 Responsable del cumplimiento
El oficial de cumplimiento de esta política es el Gerente Financiero, encargado de su ejecución y de las consultas y reclamos relacionados con protección de datos.
Capítulo IV — Disposiciones finales
4.1 Medidas permanentes
PETROGREASE S.A.S. verificará de forma permanente que sus procesos y políticas garanticen el derecho de hábeas data y la obtención de autorización conforme a la ley.
4.2 Cumplimiento
Todo titular con relación con PETROGREASE S.A.S. deberá acatar esta política.
4.3 Vigencia
Esta política entra en vigencia el 6 de diciembre de 2021.
Documento publicado en petrogrease.com.co. Para ejercer sus derechos use los canales del apartado 3.8.